L’organisateur d’une commande d’équipe peut être en congé, en déplacement ou simplement indisponible le jour de la livraison. Le plus simple est de transmettre la commande à un relais identifié plutôt que de laisser chacun chercher une information différente.
Ce relais n’a pas besoin de tout gérer seul. Il doit surtout disposer du bon récapitulatif, savoir où recevoir les boxes et connaître la personne à prévenir en cas d’écart.
Choisir un relais réellement disponible
Le relais doit être présent sur le site au moment prévu, connaître le point de remise et pouvoir répondre rapidement si une précision est demandée. Ce n’est pas nécessairement le manager : un collègue volontaire, un office manager adjoint ou une personne de l’accueil peut convenir selon l’organisation du bureau.
Avant de lui transmettre la responsabilité, confirmez avec lui le jour, la plage horaire et le moyen de contact. Un nom inscrit dans un document ne suffit pas si personne ne sait qui appeler le moment venu.
Préparer un récapitulatif court
Le document de passation doit rester opérationnel : date, adresse, créneau demandé, nombre de boxes, nom de la commande et coordonnées du fournisseur si elles sont disponibles. Ajoutez le point de remise convenu et la personne qui prendra le relais pour la distribution.
Évitez de faire circuler une liste détaillée de préférences alimentaires dans un espace ouvert. Transmettez uniquement les informations nécessaires à la remise et conservez les détails de composition dans le support prévu pour la commande.
Distinguer réception et distribution
Le relais qui réceptionne les repas n’est pas obligé de distribuer chaque box. Il peut déposer les colis dans un endroit identifié, prévenir l’équipe puis confier la distribution à une seconde personne qui connaît les choix transmis.
Cette séparation est utile lorsque la réception arrive avant la pause. Dans tous les cas, définissez à l’avance où les boxes seront posées et qui vérifiera le nombre de repas avant de les remettre.
Prévoir les vérifications du jour J
À l’arrivée, le relais peut suivre une routine simple : vérifier l’adresse et le nom de la commande, compter les boxes, regarder l’état général des emballages et mettre de côté toute box difficile à identifier. En cas d’écart, il vaut mieux demander une confirmation que distribuer au hasard.
La personne absente doit rester joignable uniquement si cela a été convenu. Sinon, indiquez dans la passation un contact de secours et la marche à suivre pour signaler une box manquante, abîmée ou non identifiée.
Conserver une méthode réutilisable
Après la livraison, notez ce qui a facilité la remise : emplacement, horaire réellement pratique, nom du relais et information qui manquait. Cette courte trace peut servir pour une prochaine commande sans transformer un déjeuner ponctuel en procédure lourde.
Pour une demande récurrente, vérifiez tout de même l’effectif, l’adresse et le créneau à chaque commande. Une passation utile aide l’équipe à s’organiser ; elle ne remplace pas la confirmation des détails du jour.
À consulter
Voir les solutions pour les entreprises
Composer un déjeuner FRESOA
Une box complète comprend une entrée, un plat cuisiné et un dessert. Commandez avant midi pour une livraison le prochain jour ouvré avant midi, partout en Île-de-France.
Composer mes boxesQuestions fréquentes
Qui peut prendre le relais pour une commande de repas au bureau ?
Toute personne présente au bon moment, qui connaît le point de remise et peut prévenir l’équipe : collègue volontaire, office manager adjoint, manager ou accueil du site selon les consignes de l’entreprise.
Quelles informations transmettre au relais ?
Transmettez la date, l’adresse, le créneau, le nombre de boxes, le repère de commande, le point de remise et un contact à joindre en cas d’écart. Gardez les informations personnelles ou alimentaires dans le support approprié.
Que faire si le relais constate une box manquante ?
Comptez à nouveau les boxes, mettez de côté toute box difficile à identifier et contactez le fournisseur ou le contact prévu dans la passation avant de distribuer les repas au hasard.