Dans un bureau partagé, un coworking ou une petite entreprise, personne n’est toujours disponible pour réceptionner une livraison. Le risque n’est pas seulement de manquer le livreur : c’est aussi de ne plus savoir où déposer les repas, qui les vérifie et comment prévenir l’équipe.
Une réception fluide repose sur une préparation courte : choisir un point de remise accessible, désigner un contact relais et donner une consigne claire pour les boxes reçues. Le fournisseur peut ainsi joindre la bonne personne sans multiplier les messages.
Choisir un point de remise identifiable
Avant la première livraison, indiquez un lieu concret : accueil de l’immeuble, espace commun, table près de l’entrée ou bureau d’une personne référente. Une indication comme « déposer dans le hall » reste trop vague si plusieurs espaces sont possibles.
Vérifiez aussi l’accès réel au moment prévu : digicode, badge, ascenseur, étage et consigne de l’immeuble. Si l’accès dépend d’une autre entreprise ou d’un gardien, ajoutez cette information à la demande de livraison.
Désigner un contact principal et un relais
Le contact principal n’a pas besoin de rester à l’entrée toute la matinée. Il doit surtout pouvoir répondre rapidement et transmettre l’information à une personne relais si une réunion, un déplacement ou un imprévu l’éloigne du bureau.
Notez les deux contacts dans la commande, avec le numéro utile et le nom de l’entreprise. Prévenez-les avant la livraison et indiquez-leur où trouver la liste des repas ou le repère des boxes.
Préparer une consigne de réception en trois étapes
Une consigne courte suffit : recevoir les sacs ou les boxes au point convenu, vérifier le nombre de colis et prévenir l’organisateur. Si une box semble manquer ou ne correspond pas au repère attendu, mettez-la de côté et demandez une vérification avant de la distribuer.
Ne demandez pas au contact relais de deviner la composition d’un repas ou de modifier une étiquette. Pour la conservation, le réchauffage ou les allergènes, il faut suivre les informations du repas et les indications du fournisseur.
Faciliter la distribution aux collègues
Préparez une liste lisible avec le prénom ou le repère choisi par l’équipe, la composition du repas et, si nécessaire, le site ou l’étage. Évitez de laisser circuler des informations personnelles ou médicales dans un document visible par tous.
Une fois la livraison vérifiée, installez les boxes dans un ordre simple : par équipe, par étage ou par repère alphabétique. Le contact relais peut alors prévenir le groupe sans devoir reconstituer toute la commande.
Anticiper les contraintes des bureaux partagés
Dans un espace partagé, demandez à l’avance si un colis alimentaire peut être déposé dans la zone commune et pendant combien de temps. Si la réponse n’est pas claire, choisissez un autre point de remise ou un contact présent sur place.
Pour une commande FRESOA, préparez les informations d’adresse et de contact avant d’envoyer la demande. La page de commande permet de composer les boxes et de transmettre les détails utiles à confirmer avec l’équipe.
À consulter
Composer un déjeuner FRESOA
Une box complète comprend une entrée, un plat cuisiné et un dessert. Commandez avant midi pour une livraison le prochain jour ouvré avant midi, partout en Île-de-France.
Composer mes boxesQuestions fréquentes
Que faire si personne ne peut réceptionner les repas ?
Désignez un contact relais dans l’immeuble ou dans l’espace partagé, puis confirmez avec le fournisseur le point de remise réellement accessible. Ne laissez pas une consigne ambiguë au livreur.
Où déposer les repas dans un bureau sans accueil ?
Choisissez un lieu identifiable et autorisé : table près de l’entrée, espace commun ou bureau d’un contact présent. Précisez l’étage, l’accès et la personne à prévenir.
Comment éviter les erreurs de distribution ?
Préparez une liste avec les repères des boxes, vérifiez le nombre de colis à l’arrivée et mettez à part toute box dont l’identification ou l’état n’est pas clair.