Quand une entreprise possède plusieurs bureaux, le déjeuner ne se résume pas à additionner les effectifs. Chaque site peut avoir une adresse, un horaire de réception, un contact et des choix de repas différents.
Pour éviter les mélanges, préparez une commande commune dans sa logique, mais séparée dans son exécution : un bloc par site, un responsable identifié et une vérification avant l’envoi de la demande.
Commencer par séparer les sites
Créez une ligne ou un onglet par adresse de livraison. Indiquez le nom du site, l’adresse complète, l’étage ou l’accueil concerné et le nombre de repas attendus. Cette séparation évite qu’un effectif soit rattaché au mauvais lieu.
Si deux équipes partagent une même adresse, regroupez-les seulement si la réception et la distribution sont réellement communes. Sinon, gardez deux repères internes dans la liste afin de retrouver rapidement chaque choix.
Désigner un contact pour chaque livraison
Un contact local peut confirmer l’accès, prévenir l’accueil et vérifier la réception. Son nom et son numéro doivent être associés au site concerné, pas placés dans une note générale difficile à interpréter.
Prévenez aussi les équipes de ce qui se passe à l’arrivée : lieu de dépôt, personne qui répartit les boxes et conduite à tenir si un repas ou un colis semble manquer.
Centraliser les choix sans perdre le détail
Utilisez une liste structurée avec le site, le repère de la personne, l’entrée, le plat, le dessert et les informations alimentaires utiles. Dupliquez les choix identiques, puis calculez un total par site et un total général.
Une préférence végétarienne, une question sur un allergène ou une demande particulière ne doit pas être déduite du nom d’une personne. Notez l’information au bon endroit et vérifiez les indications disponibles dans le menu ou les fiches concernées.
Vérifier les horaires avant d’envoyer la demande
Les sites n’ont pas toujours le même accès ou le même créneau de pause. Vérifiez que quelqu’un peut recevoir chaque livraison et que le lieu de dépôt reste accessible au moment prévu.
Pour FRESOA, la demande Daily est à transmettre avant midi pour une livraison le prochain jour ouvré avant midi en Île-de-France, selon le créneau et les informations confirmés. Gardez une marge interne pour contrôler les adresses et les quantités.
Contrôler la commande à deux niveaux
Avant l’envoi, faites une vérification locale puis une vérification globale. Le responsable du site confirme son nombre de boxes et ses choix ; l’organisateur principal vérifie ensuite le total, les adresses, la livraison et les éventuels frais liés au volume.
Chez FRESOA, une box comprend une entrée, un plat cuisiné et un dessert. Cette composition donne un repère commun pour comparer les besoins de plusieurs équipes, tandis que chaque site conserve sa propre liste de distribution.
À consulter
Composer un déjeuner FRESOA
Une box complète comprend une entrée, un plat cuisiné et un dessert. Commandez avant midi pour une livraison le prochain jour ouvré avant midi, partout en Île-de-France.
Composer mes boxesQuestions fréquentes
Comment organiser une commande de repas pour plusieurs bureaux ?
Séparez la commande par adresse, désignez un contact local pour chaque site, centralisez les choix dans une liste structurée et vérifiez les totaux avant d’envoyer la demande.
Faut-il un responsable par site ?
C’est préférable dès que les adresses ou les effectifs diffèrent. Le contact local vérifie l’accès, la réception et la distribution, puis transmet un total à l’organisateur principal.
Peut-on regrouper plusieurs sites dans une seule commande ?
Cela dépend des possibilités de livraison et des informations confirmées avec le prestataire. Dans tous les cas, conservez un détail séparé par adresse pour éviter les erreurs de répartition.