Dans un immeuble de bureaux, les personnes qui déjeunent ensemble peuvent être réparties sur plusieurs étages. Il faut alors distinguer deux étapes : recevoir la commande au point convenu, puis distribuer les boxes aux équipes présentes dans le bâtiment.
Avant de commander, choisissez une zone de remise autorisée et vérifiez qui pourra répartir les repas ensuite. Ne partez pas du principe qu’un livreur peut accéder à chaque étage : confirmez les modalités de livraison avec le site et le prestataire.
Séparer la réception de la distribution dans l’immeuble
La réception correspond au lieu où le livreur remet la commande : accueil, espace commun ou autre point convenu. La distribution interne commence ensuite, lorsque les boxes rejoignent les équipes de chaque étage. Écrire ces deux étapes séparément évite de laisser le point de remise implicite.
Désignez une personne qui réceptionne les repas et, si les étages sont éloignés, des relais qui prennent en charge leur zone. Confirmez que chacun sera présent au moment prévu et qu’il connaît le lieu de remise.
Établir un décompte simple par étage
Avant de transmettre les choix, regroupez le nombre de repas par étage ou par équipe. Notez un total général puis les sous-totaux : par exemple, six boxes au troisième étage et quatre au cinquième. Le décompte doit correspondre aux personnes réellement présentes et aux choix recueillis.
Si plusieurs équipes partagent un même étage, adoptez un repère compréhensible par tous, comme le nom de l’équipe ou de la salle. Limitez les informations personnelles sur les étiquettes et gardez à part les consignes alimentaires qui doivent être vérifiées individuellement.
Choisir un point de remise compatible avec le site
Un point central peut simplifier la réception lorsque l’accès aux étages est contrôlé ou que plusieurs sociétés partagent le bâtiment. Il faut alors prévoir la place nécessaire pour poser les boxes et la personne qui les répartira. Une remise par étage ne convient que si le site l’autorise et si le prestataire confirme cette organisation.
Dans les consignes, indiquez l’adresse, le bâtiment, l’entrée autorisée et le point précis retenu. Si le lieu change selon les jours, mettez à jour le récapitulatif au lieu de compter sur une habitude que le livreur ne connaît pas.
Regrouper les boxes sans rendre les repères ambigus
Préparez un lot distinct pour chaque étage et associez-lui un décompte visible. Un repère court, comme « équipe A — étage 3 », permet au relais de vérifier où le lot doit aller sans devoir reconnaître chaque personne. Séparez les groupes physiquement si la table de remise le permet.
À la réception, comparez le nombre de boxes au total attendu. Si une box n’a pas de destinataire évident, mettez-la de côté et vérifiez le récapitulatif avant de la remettre ; évitez de deviner à partir du plat ou de l’emballage.
Prévoir le temps de transfert jusqu’aux équipes
L’ascenseur, les badges internes et les distances entre étages peuvent ralentir la distribution. Prévoyez un relais par zone ou un point de retrait commun lorsque c’est plus simple pour l’équipe. Gardez le passage dégagé et ne laissez pas les repas sans surveillance dans un endroit qui n’est pas prévu pour les recevoir.
Après le déjeuner, relevez les écarts utiles : étage difficile à joindre, quantité mal répartie ou point de remise peu pratique. Ces observations permettent d’ajuster le prochain décompte et les consignes d’accès sans refaire toute l’organisation.
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Composer mes boxesQuestions fréquentes
Le livreur peut-il déposer les repas à chaque étage ?
Cela dépend des règles d’accès de l’immeuble et de l’organisation confirmée avec le prestataire. Choisissez un point de remise autorisé et ne supposez pas que l’accès aux étages est inclus.
Comment éviter de mélanger les boxes de plusieurs étages ?
Établissez un décompte par zone, regroupez les boxes séparément et utilisez un repère court avec l’étage ou le nom de l’équipe. Vérifiez le total à la réception avant de distribuer.
Une commande répartie sur plusieurs étages est-elle une livraison sur plusieurs sites ?
Pas nécessairement : les repas peuvent être destinés à plusieurs zones d’une même adresse. Précisez le point de remise et la répartition interne, puis confirmez les modalités adaptées à l’immeuble.
Sources de référence
FRESOA - préparer une commande
FRESOA - livraison de repas au bureau en Île-de-France
FRESOA - coordonner des livraisons sur plusieurs sites
FRESOA - préparer une livraison dans un immeuble à accès contrôlé