Un déjeuner sur la terrasse du bureau demande un peu plus que déplacer les repas dehors : l’espace doit être accessible au créneau prévu, la remise de la commande doit rester claire et un repli doit être prévu si les conditions changent. En cadrant ces points en amont, l’équipe sait où se retrouver et qui réceptionne les repas.
Commencez par valider l’usage de la terrasse avec le site, puis indiquez au fournisseur l’adresse et le point de remise réellement accessible. Le repas pourra ensuite être installé dehors si la météo et les règles internes le permettent.
Vérifier que la terrasse sera disponible
Confirmez que la terrasse est ouverte aux collaborateurs à l’heure du déjeuner et qu’aucune réservation ou consigne particulière ne s’applique. Repérez aussi les accès, les ascenseurs éventuellement nécessaires et les règles du bâtiment concernant les visiteurs ou les livraisons.
Regardez la capacité réelle de l’espace : nombre de places, tables disponibles et circulation autour du mobilier. Si l’équipe est plus nombreuse que les places assises, prévoyez une rotation ou une autre salle plutôt que de compter sur une installation improvisée.
Séparer le point de livraison du lieu où l’on mange
La terrasse n’est pas toujours accessible au livreur. Choisissez un point de remise autorisé — accueil, entrée du bâtiment ou espace indiqué par le site — et désignez une personne qui pourra y retrouver la commande. Précisez cet emplacement dans les informations transmises au fournisseur.
Après réception, le relais peut déplacer les repas vers la terrasse et vérifier le nombre de boxes avec le récapitulatif. Si l’itinéraire comporte un accès contrôlé ou un étage, confirmez les modalités à l’avance au lieu de demander au livreur de franchir un accès non prévu.
Préparer une solution de repli simple
La pluie, le vent, une terrasse temporairement fermée ou un changement de programme peuvent rendre le déjeuner extérieur peu pratique. Identifiez une salle ou une zone intérieure disponible et partagez ce plan avec les participants avant le jour du repas.
Fixez un moment auquel l’organisateur décidera de maintenir ou non le déjeuner dehors. Le relais et les collègues n’auront alors qu’une consigne à suivre : terrasse si elle est accessible dans de bonnes conditions, lieu intérieur sinon.
Adapter la commande au groupe présent
Demandez qui sera présent, puis arrêtez un nombre de repas et une heure de réponse. Pour une commande groupée, centralisez les choix et transmettez un récapitulatif lisible à la personne qui réceptionne : quantités, attribution des repas et contact organisateur.
Si les participants ont besoin de consulter la composition ou les informations d’une recette, indiquez où retrouver les fiches et gardez les étiquettes reçues avec les repas concernés. Ne déduisez pas qu’un plat convient à quelqu’un à partir de son seul intitulé.
Partager les dernières informations avant la pause
Envoyez un message court avec l’heure, le lieu prévu, le point de remise, le nom du relais et le lieu intérieur de repli. Prévenez aussi l’équipe si l’accès à la terrasse change ou si la commande doit être récupérée ailleurs.
Pour une commande FRESOA, les modalités de livraison et l’adresse sont à confirmer au moment de la demande. Consultez les informations de commande avant de fixer l’horaire du déjeuner et validez avec l’équipe le point de remise adapté à votre bâtiment.
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Composer mes boxesQuestions fréquentes
Comment organiser un déjeuner d’équipe sur la terrasse du bureau ?
Confirmez l’accès à la terrasse et le nombre de places, choisissez un point de livraison accessible, désignez un relais et partagez un lieu intérieur de repli avec les participants.
Que prévoir si la météo change le jour du déjeuner ?
Identifiez à l’avance une salle ou une zone intérieure disponible, puis indiquez aux participants qui décidera du changement et comment ils seront informés.
Le livreur peut-il déposer les repas directement sur la terrasse ?
Cela dépend des accès et des modalités convenues pour le site. Confirmez le point de remise avec le fournisseur et l’entreprise ; prévoyez un relais si la terrasse n’est pas accessible au livreur.
Sources de référence
FRESOA - Informations pour commander
FRESOA - Organiser une commande de repas pour une équipe
FRESOA - Préparer la livraison dans un bureau à accès contrôlé