Une journée portes ouvertes ne rassemble pas toujours les mêmes personnes au même moment. Des visiteurs arrivent par vagues, l’équipe continue ses rendez-vous et la pause déjeuner peut se répartir sur plusieurs créneaux.
Pour garder une organisation lisible, séparez dès le départ les repas de l’équipe, les éventuels repas proposés aux visiteurs et les pauses en libre accès. Vous pourrez ainsi ajuster les quantités sans confondre accueil, déjeuner et collation.
Distinguer les publics et les moments
Commencez par lister les personnes attendues : équipe présente, invités inscrits, partenaires ou visiteurs de passage. Ajoutez pour chacune un moment probable d’arrivée et le type de pause prévu. Une personne qui vient à 9 h ne doit pas être comptée de la même façon qu’un visiteur attendu uniquement en début d’après-midi.
Pour l’équipe, indiquez le nombre de déjeuners à servir et l’horaire souhaité. Pour les visiteurs, choisissez plutôt un format adapté à leur parcours : eau et collation à l’arrivée, déjeuner assis ou pause courte entre deux présentations.
Prévoir une base de repas facile à distribuer
Lorsque les participants ne choisissent pas tous leur repas à l’avance, privilégiez une liste courte et compréhensible. Pour une commande personnalisée, conservez au contraire un repère par personne afin d’éviter de remettre une box au mauvais destinataire.
Une box FRESOA comprend une entrée, un plat cuisiné et un dessert. Pour une journée portes ouvertes, ce format peut être réservé aux déjeuners identifiés, tandis qu’une pause visiteurs peut être prévue séparément avec les formats adaptés à l’événement.
Organiser l’arrivée par vagues
Si les visiteurs arrivent à plusieurs horaires, définissez un point d’accueil et un point de pause qui ne bloquent pas la circulation. Le contact qui reçoit les invités n’a pas forcément à gérer les repas : désignez une seconde personne pour vérifier les boxes et prévenir l’équipe.
Préparez une signalétique simple, sans afficher d’informations personnelles : accueil, salle de présentation, espace pause et zone de distribution. Un visiteur doit comprendre où aller sans devoir interrompre chaque membre de l’équipe.
Séparer la distribution du temps d’accueil
Évitez de poser toutes les boxes au milieu d’un flux d’arrivées. Installez la table de distribution dans un espace identifié, puis prévenez les personnes concernées lorsque leur repas est disponible. Cette séparation réduit les manipulations et laisse l’accueil disponible pour les visiteurs.
Vérifiez le nombre de colis reçus, les repères des repas et l’état des emballages avant de distribuer. En cas de doute sur une composition, un allergène ou une consigne de conservation, mettez la box de côté et demandez confirmation au fournisseur.
Prévoir l’après-midi sans surcommander
Une journée portes ouvertes peut se prolonger, mais la fréquentation réelle reste difficile à prévoir. Distinguez ce qui est réservé aux inscrits de ce qui est proposé en libre accès et définissez une règle de réassort avant le jour J.
Pour une demande FRESOA, transmettez le nombre de convives, l’adresse, le créneau souhaité et le format recherché. La page Solutions présente les formats Daily, Events et Fresh ; l’équipe peut ensuite confirmer la proposition adaptée à l’événement.
À consulter
Composer un déjeuner FRESOA
Une box complète comprend une entrée, un plat cuisiné et un dessert. Commandez avant midi pour une livraison le prochain jour ouvré avant midi, partout en Île-de-France.
Composer mes boxesQuestions fréquentes
Faut-il prévoir le même repas pour les visiteurs et l’équipe ?
Pas nécessairement. Séparez les déjeuners identifiés de l’équipe des pauses ou formats proposés aux visiteurs, puis indiquez clairement les quantités et les horaires pour chaque groupe.
Comment gérer des visiteurs qui arrivent à des heures différentes ?
Prévoyez un point d’accueil, un espace pause distinct et une personne relais pour la distribution. Regroupez les repas par créneau ou par repère afin que l’arrivée d’un visiteur ne désorganise pas toute la table.
Que vérifier à la réception des repas ?
Vérifiez le nombre de colis, les repères des boxes et l’état des emballages. Pour une question d’allergène, de conservation ou de réchauffage, référez-vous à l’étiquette et demandez confirmation en cas de doute.